Dokumentai ir procesai

Dokumentų ir procesų valdymo sistema užtikrina efektyvų suskaitmenintų popierinių ir elektroninių dokumentų valdymą, apdorojimą,  saugojimą ir patogią prieigą. Ši sistema taip pat suteikia puikią galimybę valdyti ir stebėti kiekvieną įstaigos procesą, saugiai ir konfidencialiai keistis dokumentais tiek įstaigos viduje, tiek su pavaldžiomis įstaigomis ar valdančiomis institucijomis.

Viešajam sektoriui

100 % funkcionalumo pritaikyta viešojo sektoriaus poreikiams

  • garantuojamas atitikimas teisės aktams;
  • dokumentacijos planas susietas su dokumentų bylomis (dokumentų registravimas ir archyvavimas pagal organizacijos dokumentacijos planą);
  • sprendimai korespondencijos, sutarčių, sąskaitų, vidaus dokumentų, teisės aktų, pirkimo ir kitų dokumentų valdymui;
  • rezoliucijų, pavedimų ir užduočių valdymas;
  • dokumentų pasirašymas tiek kvalifikuotu, tiek nekvalifikuotu el. parašu;
  • elektroninių dokumentų (ADOC, PDF-LT) sudarymas, tikrinimas, archyvavimas;
  • dokumentų skenavimas tiesiogiai atliekamas sistemoje, naudojant optinį tekstų atpažinimą (OCR);
  • dokumentų paieška galima tiek metaduomenyse, tiek ir dokumentų turinyje;
  • dokumentų sąsajos – itin patogus būdas rasti susijusius dokumentus;
  • integracijos su VIISP, EAIS, TAIS, TAR, E-Pristatymas, GR;
  • sukurtas dokumentų viešinimo komponentas, atitinkantis „Open data“ standartą;
  • standartinės ataskaitos.
ORGANIZACIJAI

Didina veiklos efektyvumą  – optimizuotų procesų ir aktualių dokumentų centralizuotas valdymas trumpina operacijų laiką ir kaštus.

Veikla tampa lankstesnė  – automatizuotų ir centralizuotų procesų dėka galimas greitesnis atsakas į pokyčius.

Prieinamas - reikiama informacija randama itin lengvai ir greitai.

Saugi ir kontroliuojama informacija – tik autorizuotas pasiekimas ir minimali praradimo rizika.

Mažesni kaštai – taupomas popierius, biuro įranga, kurjerių ir pašto išlaidos, IT infrastruktūra bei laikas, nes nėra poreikio kopijuoti ir fiziškai perduoti popierinius dokumentus, juos archyvuoti.

VADOVAMS

Greitesnis ir efektyvesnis sprendimų priėmimo procesas – pasiekti dokumentus, stebėti užduočių vykdymą, inicijuoti norimus procesus galima bet kur ir bet kada.

Patogesnis procesų ir jų dalyvių valdymas  – paprasta stebėti dokumento kelią veiklos procese ir operatyviai priimti sprendimus.

Patogesnis užduočių delegavimas ir kontrolė – užduotys niekada nebus pamirštos. Jas atliks paskirti arba juos pavaduojantys asmenys.

Nenutrūkstamas darbas keliaujant – galimybė pasiekti dokumentus, stebėti užduočių vykdymą, paleisti norimus procesus. Galima pilnai dalyvauti įmonės gyvenime net ir nebūnant biure.

Ataskaitos – greitai, tiksliai ir patogiai automatizuotai suformuojamos aktualios ataskaitos.

DARBUOTOJAMS

Greičiau ir patogiau parengsite ir visada surasite dokumentus  – aktualios dokumentų versijos yra lengvai pasiekiamos ir dirbama tik su paskutinėmis versijomis.

Pagalbininkas atliekant užduotis – nėra galimybės suklysti ar pavėluoti, nes užduotis lydi dokumentai, pateikiama glausta informacija apie priskirtas užduotis bei gaunami priminimai apie artėjančius terminus net tuomet, kai nebūnate prisijungę prie sistemos.

Dokumentų derinimo eigos stebėjimas. Kai dokumentai derinami tarp kelių darbuotojų, kiekvienam sukuriama galimybė stebėti eigą ir ją keisti.

Automatinis ataskaitų generavimas  – nereikės rengti ataskaitų rankiniu būdu.

FUNKCIONALUMAS

Sistema Logas gali būti naudojama dokumentų ir procesų valdymo automatizavimui bet kurioje veikloje

OPERACIJOMS

Dokumentai – dokumentų valdymui sukuriama el. dokumentacijos struktūra, neribojant jos dydžio ir gylio.

Užduotys – optimalus darbuotojų laiko valdymas. Užduotys susietos su dokumentais ir procesais.

Procesai – dokumentų valdymui bei stebėsenai, dalyvaujant darbuotojams, partneriams, gyventojams.

El. parašas – mobilus ar stacionarus (USB kortelės), kvalifikuotas (ADOC ir PDF.LT) ar nekvalifikuotas.

Elektroniniai dokumentai  – ADOC ir PDF.LT

Rodikliai – ISO, Lean, Six Sigma bei kitų standartų diegimui.

Sutartys – sutarčių valdymo procesai, jų kontrolė ir stebėsena.

 

VARTOTOJO PATOGUMUI

Portalo langas – darbuotojui skirta informacija: dokumentai, užduotys, pranešimai ir skelbimai.

Ataskaitos – modeliavimas ir išvedimas į įvairius įrenginius ir įvairių tipų failus.

Paieška – informacijos paieška ir peržiūra pagal visus kriterijus, paieška tekste (OCR).

 

SISTEMOS ADMINISTRAVIMUI

Sąsajos – įrankiai sąsajų su Labbis.4PRO konfigūravimui bei sąsajų su išorės sistemomis kūrimui, naudojant ECM ir BPM standartus ir užtikrinant duomenų naudojimą procesuose.

Saugumas – vartotojų, jų vaidmenų ir teisių valdymas. Duomenys ir ataskaitos auditui.

Išorinis vartotojas – informacijos, dokumentų ir duomenų teikimas išoriniam vartotojui.

MS-Office, Windows integracija - Dokumentai gali būti įkeliami ar paimami net neatsidarius sistemos.

Konfigūravimo įrankiai – dizainas ir kalbos, dokumentų šablonai ir formos, metaduomenys.